Erste Schritte – Zeiterfassung einrichten
Damit die BMWi Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen von allen Mitarbeitern genutzt werden kann, muss ein Administrator zunächst das Unternehmen durch Kunden, Mitarbeiter, Projekte und Tätigkeiten abbilden.
Als Administrator eigenen sich besonders Personaler oder Projektcontroller, da Administratoren Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten haben, Urlaubsanträge bearbeiten dürfen und unternehmensweite Auswertungen erstellen können. In der BWMi Zeiterfassung bestimmen Sie eine Person Ihres Unternehmens als Administrator.
Sobald das Programm Adobe Air sowie die BMWi Zeiterfassung installiert ist (siehe Downloads) und Sie diese starten, öffnet sich ein Dialogfenster, über welches Sie Ihre Registrierung durchführen können.
Auf den Servern des BMWi wird nach erfolgreicher Registrierung eine verschlüsselte Datenbank angelegt. Auf diese können lediglich die Personen zugreifen, die im Besitz der von Ihnen definierten Zugangsdaten sind.
Hinterlegen Sie in der BMWi Zeiterfassung Ihre Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) und wählen Sie die Funktion „Verbinden“ im angezeigten Dialogfenster.
Sie erhalten die Meldung, dass Sie mit dem Datenbankserver verbunden wurden und können sich danach als Administrator in die BMWi Zeiterfassung einloggen.
Verwenden Sie dazu die vordefinierten Zugangsdaten, Benutzername: Administrator und Passwort: Administrator, welche Ihnen beim ersten Start der Zeiterfassung angezeigt werden.
Sie gelangen nun auf die Startmaske des Adminbereichs der BMWi Zeiterfassung.
Wählen Sie im Menü am linken Rand nacheinander die Menüpunkte Admin, Kunden, Mitarbeiter, Tätigkeiten, Projekte und Einstellungen an und bearbeiten Sie diese.
Auf der Adminmaske ist im mittleren Frame bereits der Name Admin eingetragen. Wählen Sie zunächst den bereits vorgegebenen Eintrag "Admin" aus und klicken Sie darauf. Im rechten Frame öffnen sich nun die Angaben des vordefinierten Administrators, die zur Bearbeitung frei gegeben sind.
Ändern Sie die vorgegebenen Daten in Ihre persönlichen Administratordaten und definieren Sie zusätzlich die Rahmenbedingungen des Unternehmens. Das bedeutet Sie legen fest, in welchem Bundesland sich das Unternehmen befindet, damit Feiertage automatisch berechnet werden können. Zusätzlich geben Sie die Hauptgeschäftszeiten an und definieren alle Abteilungen, die in Ihrem Unternehmen existieren.
Nachdem die Administratorangaben definiert wurden, wählen Sie im linken Frame den Menüpunkt "Kunden" aus. Es öffnet sich die Kundeneingabemaske.
Legen Sie in der BMWi Zeiterfassung Ihre Kunden an, damit Sie Projekte diesen Kunden zuordnen.
Wenn sie zum ersten Mal die Kundenmaske aufrufen, ist der mittlere Frame leer. Sie fügen Kunden ganz einfach hinzu, indem Sie auf das grüne Plus-Symbol klicken. Damit öffnet sich auch der rechte Frame, in dem Sie die Kundendaten eingeben können.
Wenn Sie alle Daten zu einem Kunden eingegeben haben, klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Speichern", Ihre Daten werden dann automatisch übernommen und der rechte Frame schließt sich.
Wenden Sie sich nun der Eingabe Ihrer Mitarbeiter zu.
Der Administrator legt alle Mitarbeiter an, die mit der Zeiterfassung arbeiten sollen. Geben Sie die Stammdaten und den Beginn der Zeiterfassungsnutzung sowie die Sollarbeitsstunden und den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters an. Erfassen Sie ebenfalls die bestehenden Überstunden und ordnen Sie den Mitarbiter einer bestimmten Abteilung zu. So können Sie später gezielt und einfach Auswertungen für ganze Abteilungen erstellen
Der rechte Frame der Eingabemaske für den Mitarbeiter sieht folgendermaßen aus.
Richten Sie nach dem gleichen Schema auch Projekte und Tätigkeiten, die in Ihrem Unternehmen gerade aktuell sind, ein. Wählen Sie dazu im linken Frame das gewünschte Menü aus, klicken Sie anschließend auf das "Plus"-Symbol und füllen Sie die Eingabemaske im rechten Frame. Abschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern am rechten oberen Bildrand.
Zusätzlich Sie können Ihre BMWi Zeiterfassung individuell anpassen. Dazu wählen Sie das Menü "Einstellungen" im linken Frame aus. Nun können Sie über den mittleren Frame eine Funktion auswählen. Möchten Sie das Layout Ihrer Zeiterfassung ändern, so können Sie den Hintergrund Ihrer Zeiterfassung austauschen, oder Ihr Foto hinterlegen. Ebenfalls können Sie Ihr Kennwort ändern oder eine Frage hinterlegen, falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben.
Legen Sie im Menü "Einstellungen" auch fest, wie häufig das Programm nach einem Update suchen soll.
Und eine weitere wichtige Funktion bietet das Menü "Einstellungen" für Administratoren. Sie haben die Möglichkeit, vergangene Monate für die Eingabe von Arbeitszeiten zu sperren. Dies ist besonders sinnvoll, wenn Sie bereits Auswertungen für einen Monat erstellt haben. Durch die Sperrung können Mitarbeiter nachträglich keine Veränderungen an Ihren Daten mehr vornehmen.